Büyük veri kümeleri için bilgi kaynağı optimizasyonu.

3CX AI Temsilciniz, müşteri etkileşimlerini dönüştüren ve destek süreçlerini kolaylaştıran güçlü bir araçtır. Peki, temsilciniz yavaşlamaya başladığında veya geniş bilgi havuzunda bilgi bulmakta zorlandığında ne olur?

Bugün, 3CX AI Temsilcinizin özellikle büyük veri kümeleriyle çalışırken her seferinde hızlı, doğru ve alakalı yanıtlar sunarak sistemin her zaman en yüksek performansta çalışmasını garanti altına almak için bilgi kaynaklarını (genellikle bilgi tabanları olarak da adlandırılır) yapılandırmaya yönelik en iyi uygulamaları ayrıntılı olarak ele alacağız.

İş İçin Doğru Araç: Bilgi Kaynağı Karşı Canlı Veri

Bize en sık sorulan sorulardan biri, bilgi kaynaklarının canlı stok sorgulamaları veya diğer dinamik veriler için kullanılmasıyla ilgilidir. 50.000 satırlık SKU ve stok sayısını içeren büyük bir CSV dosyasını yüklemek ilk bakışta mantıklı gelse de, bu 3CX AI Temsilcileri için ideal bir kullanım senaryosu değildir.

Envanter için Büyük CSV Dosyaları Neden İyi Çalışmaz?

  • Hassasiyet ve Hız: Bu bilgi kaynakları, SSS’ler, politikalar, ürün notları, sorun giderme adımları ve genel kılavuzlar gibi açıklayıcı bilgiler için tasarlanmıştır. Kesin SKU veya stok durumu sorguları için ise kesin, hızlı ve güncel bir cevaba ihtiyacınız var.
  • Arama Sınırlamaları: Şu anda, 3CX AI Agent bilgi kaynakları, canlı bir envanter arama motoru olarak tasarlanmamıştır. Büyük bir CSV dosyasını daha küçük dosyalara bölmek bazı durumlarda arama sonuçlarını iyileştirebilir, ancak bu, stok sisteminize doğrudan sorgu yapmak kadar güvenilir veya verimli olmayacaktır. AI Agent’larımızı destekleyen OpenAI, CSV yüklemelerine izin vermektedir, ancak bu yüklemeler, bu tür gerçek zamanlı ve hassas veri aramaları için optimize edilmemiştir.

Envanter gibi dinamik, gerçek zamanlı veriler için bir veritabanı veya API sorgusu kullanmanız gerekir. Şu an için, geniş SKU envanterleri için bilgi kaynaklarını kullanmaktan kaçının ve bunları yapay zekanın güvenilir bir şekilde yanıt verebileceği genel bilgilerle sınırlayın.

Bilgi Kaynaklarınızı Hız ve Doğruluk Açısından Optimize Etme

Şimdi, bunların hangi durumlar için ideal olduğuna ve bu kullanım senaryolarında nasıl verimli hale getirilebileceğine bir göz atalım. Bir bilgi kaynağı eklendiğinde AI Temsilcinizin yanıt vermesinin daha uzun sürdüğünü fark ettiyseniz, bunun nedeni genellikle verilerinizin nasıl yapılandırıldığıyla ilgilidir.

Hızlı erişimin anahtarı, verilerinizin doğru şekilde bölümlere ayrılmasını, net bir şekilde tanımlanmasını ve Markdown gibi temiz, yapılandırılmış bir formatta saklanmasını sağlamaktır.

İşte verilerinizi mümkün olduğunca hızlı bir şekilde almanın yolu

  • Boyuta göre değil, konuya göre ayırın: Karışık bilgiler içeren tek bir dev dosya yerine, kaynaklarınızı veya dosyalarınızı net ve ayrı konulara bölün. Her dosya veya kaynağın belirli bir amacı olmalıdır. Örnek: Yastık ve minder satıyorsanız, iki ayrı bilgi kaynağı oluşturun: biri “Yastık Ürün Bilgileri” için, diğeri ise “Minder Ürün Bilgileri” için. Bu, yapay zekanın ilgili verileri ayırmasına ve mümkün olan en küçük veri kümesini işlemesine yardımcı olur.
  • Büyük, karışık dosyalardan kaçının: Birbiriyle ilgisiz konuların bir araya getirildiği çok büyük dosyalar, arama sürecini kaçınılmaz olarak yavaşlatır ve doğruluğu düşürür. Yapay zeka, aradığı bilgiyi bulmak için daha fazla alakasız bilgiyi taramak zorunda kalır.
  • Bilgi kaynağı dosyaları için Markdown’u tercih edin: En iyi sonuçları elde etmek için, bilgi kaynağı içeriğinizi mümkün olduğunca Markdown (.md) biçiminde yapılandırın. Markdown dosyaları hafiftir, sade bir yapıya sahiptir ve yapay zeka sistemlerinin bunları okuması, bölmesi ve doğru bir şekilde veri alması kolaydır. Bu dosyalar, başlıklar, alt başlıklar, madde işaretleri, tablolar ve net bölümler kullanmanıza olanak tanır; bu da yapay zekanın bilginin yapısını anlamasına yardımcı olur.
  • Net açıklamalar kullanın: Birden fazla bilgi kaynağı oluştururken, bilgiler arasında çakışma olmayacak şekilde bunları birbirinden ayırın. Her bilgi kaynağı için net bir açıklama sunmak önemlidir. Bu açıklama, AI için bir kılavuz görevi görür ve kullanıcının sorgusuna göre en uygun kaynağı seçmesine yardımcı olur.
  • Dosyalarınızı akıllıca yapılandırın: Açıklayıcı veriler için (canlı envanter değil) CSV dosyaları kullanıyorsanız, içeriğin yakınlık ölçütlerine göre kolayca belirlenebilir olduğundan emin olun. Örneğin, iki CSV dosyanız varsa, ilk sütunun ürün türünü açıkça tanımladığından emin olun ya da içeriği açıkça belirten net bir satırı dosyanın en üstüne ekleyin. Bu, yalnızca en alakalı dosyanın güçlü bir eşleşme döndürmesini sağlamaya yardımcı olur.

Örnek

Yapılandırılmamış içerikle PDF, Word belgesi veya düz metin dosyasını olduğu gibi yüklemek yerine, önce bunları Markdown formatına dönüştürün (bunun için AI kullanabilirsiniz). Bu, özellikle şirket bilgi bankaları, SSS’ler, ürün belgeleri, sorun giderme kılavuzları ve politika belgeleri için yararlıdır. İyi yapılandırılmış bir Markdown dosyasının örneği şunları içerebilir:

# Product Returns Policy

## Return Window
Customers can return products within 30 days of purchase.

## Conditions
– The product must be unused.
– The original receipt is required.
– Damaged items must be reported within 48 hours.

## Refund Process
Refunds are processed within 5 business days.

Nasıl Başlanır

Bu optimizasyonları uygulamak için mevcut bilgi kaynakları yapınızı gözden geçirin:

  1. Kaynaklarınızı kontrol edin: Kaç tane dosya eklenmiş, bunların türleri ve boyutları nelerdir, bir göz atın.
  2. İçeriği kategorize edin: Dosyalarınız konuya, ürüne veya kategoriye göre ayrılmış mı, yoksa bilgilerin çoğu tek bir büyük dosyada mı bulunuyor?
  3. Açıklamaları rafine edin: Her bilgi kaynağının, içeriğini doğru bir şekilde yansıtan açık ve özlü bir açıklamaya sahip olduğundan emin olun.

Bu adımları uygulayarak, 3CX AI Temsilcinizin bilgileri daha hızlı ve daha doğru bir şekilde almasını sağlayacak ve böylece müşterileriniz ve ekibiniz için daha sorunsuz ve verimli bir deneyim sunacaksınız.

Bu hafta içinde forumdan bir vaka çalışmasını ele alan yeni bir blog yazısı yayınlanacak, kaçırmayın!

Tartışmaya Katılın

Özel İş Ortağı veya Müşteri Forumlarımızda 3CX tartışmalarına katılın. En son haberler ve yeni özellikler hakkında güncel bilgileri almak için bizi LinkedIn’de takip edin.